في بداية المشاريع الناشئة، غالباً ما تكون الحسابات بسيطة نسبياً دون وجود تفرعات كثيرة للواردات أو المصاريف في المؤسسة، ولكن مع الوقت، تزيد هذه المصاريف وتصبح أكثر تعقيداً بما يلزم ضبطها وفق إطار واضح، ولضبط جميع الحسابات في المؤسسة، يجب تطبيق ما يعرف بـ شجرة الحسابات، فما هي؟ وكيف يمكن تطبيقها؟

ما هي شجرة الحسابات

شجرة الحسابات هي قائمة بجميع الحسابات المالية التي تستخدمها الشركة لتسجيل وتصنيف العمليات المالية، وهي أداة أساسية في النظام المحاسبي، فهي الأساس لتنظيم البيانات المالية وجعلها أكثر قابلية للفهم والتحليل.

مكونات شجرة الحسابات

تتكون شجرة الحسابات من 3 مستويات مختلفة، وكل مستوى يعبر عن جزء من الحسابات في الشركة، ويشمل جميع التفاصيل ,المادية في الشركة سواء كانت منفقة أو مكتسبة وهذه الأقسام هي

:الحسابات الرئيسية

وهي أعلى مستوى في شجرة الحسابات، وتقسم إلى 5 أقسام رئيسية

• الأصول: وهي الموارد التي تمتلكها الشركة، مثل النقد (الكاش) والممتلكات (الأبنية أو المحلات والسيارات) والمعدات (أجهزة الكومبيوتر، الطابعات، السيرفرات)

• الخصوم: وهي الالتزامات التي تتحملها الشركة، مثل القروض والمدفوعات المستحقة.

• حقوق الملكية: وهي صافي قيمة الشركة، وتتكون من رأس المال المستثمر والمكاسب المتراكمة.

• الإيرادات: وهي الأموال التي تحصل عليها الشركة من بيع السلع أو الخدمات.

• المصروفات: وهي الأموال التي تنفقها الشركة في تشغيل أعمالها (مثل رواتب الموظفين - فواتير الخدمات).

:الحسابات الفرعية

:وهي المستوى الثاني في شجرة الحسابات، وتقسم إلى حسابات فرعية لكل حساب رئيسي،على سبيل المثال يمكن أن تنقسم الأصول إلى

• أراضي

• مركبات

• أبنية

ومن هذا المنطلق فالحسابات الفرعية هي التقسيمات الخاصة بالحسابات الرئيسية

:الحسابات الثانوية

هي المستوى الثالث في شجرة الحسابات، وتقسم إلى حسابات فرعية لكل حساب فرعي. على سبيل المثال، قد تحتوي حساب الأصول الفرعية "المخزون القابل للبيع" على الحسابات الثانوية التالية

• المخزون القابل للبيع - المواد الخام

• المخزون القابل للبيع - المنتجات الوسيطة

• المخزون القابل للبيع - المنتجات النهائية

كيفية إنشاء شجرة الحسابات

:يمكن إنشاء شجرة الحسابات من خلال معرفة التفاصيل الأساسية لحسابات وتسجيلها بالشكل الصحيح أو من خلال اتباع الخطوات التالية

• تحديد أهداف الشركة واحتياجاتها المالية: يجب أن تعكس شجرة الحسابات أهداف الشركة واحتياجاتها المالية، على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تركز على البيع بالتجزئة، فيجب أن تحتوي شجرة الحسابات على حسابات فرعية تفصيلية للمخزون

• تحديد البيانات التي تحتاج الشركة إلى تتبعها: يجب أن تغطي شجرة الحسابات جميع فئات البيانات المالية التي تحتاج الشركة إلى تتبعها. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تبيع منتجات متعددة، فيجب أن تحتوي شجرة الحسابات على حسابات فرعية تفصيلية لكل منتج

• تصنيف الفئات: يجب أن تكون شجرة الحسابات منظمة بشكل منطقي بحيث يسهل على المستخدمين العثور على المعلومات التي يحتاجونها. على سبيل المثال، يمكن تصنيف الفئات لحسابات رئيسية وحسابات فرعية وحسابات ثانوية وتصنيف الإيرادات حسب نوعها، مثل إيرادات المبيعات وإيرادات الفوائد وإيرادات الاهتلاك

• ترقيم الحسابات بطريقة منطقية: يجب أن يكون ترقيم الحسابات متسقًا في شجرة الحسابات. على سبيل المثال، يمكن ترقيم الحسابات الرئيسية بأرقام فردية، وأرقام الحسابات الفرعية بأرقام زوجية

كيف تستفيد الشركات من شجرة الحسابات

تختلف إمكانيات استفادة الشركات من شجرة الحسابات حسب حجم الشركة وطبيعة نشاطها. بشكل عام، يمكن أن تستفيد الشركات من شجرةالحسابات بعدة طرق، مثل

• تتبع المعاملات المالية: يمكن لشجرة الحسابات أن تساعد الشركات على تتبع المعاملات المالية بسهولة ودقة، مما يساهم في ضمان الامتثال للقوانين واللوائح المالية

• تحديد مصادر الإيرادات ومجالات النفقات: يمكن لشجرة الحسابات أن تساعد الشركات على المعرفة الدقيقة بمصادر الإيرادات ومعرفة النفقات بشكل واضح ومحدد، مما يقلل من الأخطاء المحاسبية، واتخاذ قرارات مالية مناسبة

• تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين: يمكن لشجرة الحسابات أن تساعد الشركات على تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين بحسب ناحية القصور الموجودة فيها، مما يعني زيادة في الكفاءة التشغيلية

• تحديد الفرص لزيادة الأرباح: وجود استراتيجية مالية واضحة وشجرة حسابات منظمة، سيجعل المؤسسة قادرة على توقع الأرباح والإنفاق بشكل أكثر قرباً للواقع من خلال مشاريع جديدة أو بفترات زمنية مختلفة

ملخص