في حال وجود مؤسسة عاملة بشكل دائم، لا يمكن حفظ البيانات المالية الصادرة والواردة اليها بشكل منظم، دون أن تسجل وفق نظام محدد يوّضح جميع الحركات المالية في المؤسسة بتاريخ ووقت محدد وبطريقة منظمة، وهذا النظام الذي ينسق كل التحركات المالية في الشركة يعرف بـ قيود اليومية، فما هي؟ وما هي الطريقة الصحيحة للتعامل معها؟

ما هي قيود اليومية

هي من أنواع القيود المحاسبية، وتشكل قيود اليومية سجلًا يوميًا لجميع العمليات المالية التي تحدث في الشركة، بما في ذلك المدفوعات والمقبوضات والمشتريات والمبيعات والتسويات المصرفية والديون والمستحقات وغيرها. يتم تسجيل هذه العمليات في سجلات يومية، وهي عبارة عن قائمة بالتفاصيل المالية الخاصة باليوم، ويتم إعدادها يوميًا

ما هي فائدة قيود اليومية

تتتيح قيود اليومية للشركة تحديد صافي الرصيد المالي الخاص بها في نهاية اليوم، حيث يتم تسجيل جميع العمليات المالية التي تمت خلال اليوم، ويتم تحديث الحسابات الخاصة بالشركة وترتيبها بما يتماشى مع حسابات المحاسبة. ومن المهم التأكد من أن جميع العمليات المالية المسجلة في قيود اليومية دقيقة وصحيحة، وأنه لا يوجد أي خطأ في الحسابات. وبعد إعداد قيود اليومية، تستخدم في إعداد البيانات المالية الخاصة بالشركة، بما في ذلك القوائم المالية والبيانات الضريبية والتقارير المالية الأخرى.

أهمية قيود اليومية

• اتوثيق المعاملات المالية: تُعد قيود اليومية بمثابة سجل دائم لجميع المعاملات المالية التي تتم في المؤسسة، مما يوفر دليلًا على هذه المعاملات في حالة النزاعات أو الخلافات، أو النسيان.

• المحافظة على السجلات المالية: تساعد قيود اليومية على المحافظة على السجلات المالية للمؤسسة منظمة وكاملة، مما يسهل على الإدارة اتخاذ القرارات المالية المتعلقة بالتجارب السابقة، او التوقعات القادمة.

• الإعداد للتقارير المالية: تُعد قيود اليومية ضرورية لإعداد التقارير المالية للمؤسسة، مثل قائمة المركز المالي والميزانية العمومية.

كيفية استخدام قيود اليومية

تسجل قيود اليومية من خلال تسجيل المعاملات المالية في دفتر الأستاذ العام، وهو دفتر محاسبي رئيسي يسجل جميع العمليات المالية التي تحدث في المؤسسة. ويُقسم دفتر الأستاذ العام إلى مجموعة من الحسابات، كل حساب يمثل فئة معينة من الأصول أو الخصوم أو حقوق الملكية أو المصروفات أو الإيرادات، وهي الطريقة المتبعة بأساليب المحاسبية التقليدية وتسجل المعاملات المالية في دفتر الأستاذ العام من خلال إجراء قيدين متقابلين، أحدهما في الجانب المدين والآخر في الجانب الدائن. ويُحدد الجانب المدين من القيد الحساب الذي تزداد قيمته بسبب المعاملة المالية، بينما يُحدد الجانب الدائن من القيد الحساب الذي تنقص قيمته بسبب المعاملة المالية.

قواعد تسجيل قيود اليومية

:توجد مجموعة من القواعد التي يجب اتباعها عند تسجيل قيود اليومية، وهي كالتالي

• قاعدة المعاملة المزدوجة: تُعد قاعدة المعاملة المزدوجة من أهم قواعد المحاسبة، وهي تنص على أن كل معاملة مالية تؤثر على جانبين متقابلين من الميزانية العمومية.

• قاعدة الجرد المستمر: تُعد قاعدة الجرد المستمر من أهم قواعد المحاسبة، وهي تنص على أن الأصول والالتزامات يتم تقييمها بقيمتها الحالية في نهاية كل فترة محاسبية.

• قاعدة الاستحقاق: تُعد قاعدة الاستحقاق من أهم قواعد المحاسبة، وهي تنص على أن الإيرادات والمصروفات يتم تسجيلها في الفترة التي تحدث فيها، وليس في الفترة التي يتم فيها استلامها أو دفعها.

أنواع قيود اليومية

قيود الجرد

.هي قيود يتم تسجيلها في بداية السنة المالية لتسجيل الأصول والالتزامات التي تمتلكها المؤسسة في ذلك التاريخ

قيود العمليات

.وهي قيود يتم تسجيلها بشكل يومي لتسجيل جميع المعاملات المالية التي تتم في المؤسسة

أقسام قواعد اليومية

• تفاصيل المدفوعات النقدية التي تمت في اليوم، بما في ذلك المدفوعات للموردين والموظفين وأي فواتير أخرى.

• تفاصيل المقبوضات النقدية التي تمت في اليوم، بما في ذلك الدخل النقدي والتحصيلات الأخرى.

• تفاصيل المشتريات التي تمت في اليوم، بما في ذلك الأصناف التي تم شراؤها والكميات المشتراة والمهل الزمنية والمبالغ المدفوعة للبضائع والخدمات.

• تفاصيل المبيعات التي تمت في اليوم، بما في ذلك الأصناف التي تم بيعها والكميات المباعة والمهل الزمنية والمبالغ المستحقة للبضائع والخدمات.

• تفاصيل التسويات المصرفية التي تمت في اليوم، بما في ذلك الأموال التي تم إيداعها والأموال التي تم سحبها وأي رصيد آخر في الحسابات المصرفية.

• تفاصيل الديون والمستحقات، بما في ذلك المبالغ العالقة التي لم يتم تحصيلها أو دفعها بعد.