تُعتبر مصروفات الشركة عنصراً مهماً وأساسياً في تحديد صافي الخسارة والربح في نهاية السنة المالية، فهي عنصر مؤثر ورئيسي في إثبات جودة العملية المحاسبية، سنتحدث في هذه المدوّنة عن كل ما يتعلق في سندات الصرف وأهميتها وأنواعها.

ما هي سندات الصرف؟

سندات الصرف هي أوراق مالية رسمية تصدرها الشركات والمؤسسات التجارية لدفع المستحقات المالية للغير، مثل الموردين والعمال والموظفين. وتعد سندات الصرف من أهم الوثائق المالية في أنظمة المحاسبة، حيث تُستخدم لتسجيل المعاملات المالية المختلفة.

ويجب أن يُصدر لسند الصرف الواحد 3 نسخ، وهي:

• النسخة الأولى: تكون للطرف المدفوع له المبلغ

• النسخة الثانية: يتم إرفاقها مع الملفّات

• النسخة الثالثة: يتم إدراجها في الدفتر، بحيث تكون بمثابة نسخة احتياطية.

أنواع سندات الصرف

تتنوع سندات الصرف حسب نوع المستحقات المالية التي تُصدر من أجلها، ويمكن تقسيمها إلى الأنواع التالية:

• سندات الصرف النقدية: هي سندات يتم إصدارها مقابل دفع قيمة مالية نقدية.

• سندات الصرف الشيكات: هي سندات يتم إصدارها مقابل دفع قيمة مالية بواسطة شيك.

• سندات الصرف الحوالات: هي سندات يتم إصدارها مقابل دفع قيمة مالية بواسطة حوالة مصرفية.

مكونات سندات الصرف

تتكون سندات الصرف من مجموعة من المكونات الأساسية، وهي:

• عنوان الوثيقة: ينبغي ذكر العنوان من خلال كتابة "سند صرف" في الأعلى، لتمييزه عن غيره من المستندات المحاسبية.

• الرقم الخاص بسند الصرف: وهو رقم تعريفي للسند يُستخدم لتمييزه عن غيره من السندات، ولتسهيل الرجوع له عند المراجعة أو التدقيق.

• تاريخ إصدار السند: وهو التاريخ الذي يُصدر فيه السند، ويعتبر أمراً ضرورياً يجب إدراجه في المعلومات المتعلقة بالسند.

• اسم المستفيد: وهو اسم الشخص أو المؤسسة المستحقة للمدفوعات، ويُكتب اسم المستفيد أو الشركة في الغالب أعلى يمين الصفحة، أسفل الشعار.

• سبب الصرف: توضيح السبب الذي سيتم صرف النقدية لأجله.

• رقم الشيك: في حال كان المبلغ على هيئة "شيك" فيجب ذكر رقم الشيك.

• توقيع المُصدر: أي توقيع أمين الصندوق على أمر الصرف لأجل اعتماده.

• توقيع المُستلم: بعد استلام السند، يوقّع المستلم على سند الصرف ليثبت حصوله على النقديّة.

الاحتفاظ بسندات الصرف

يجب الاحتفاظ بسندات الصرف في مكان آمن، وذلك لضمان سلامتها وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة. ويمكن الاحتفاظ بسندات الصرف في الأشكال التالية:

• الحفظ الورقي: يتم الاحتفاظ بسندات الصرف في شكلها الورقي في ملف خاص.

• الحفظ الإلكتروني: يتم الاحتفاظ بسندات الصرف في شكلها الإلكتروني في نظام المحاسبة.

أهمية سندات الصرف في الأنظمة المحاسبية

تتتمتع سندات الصرف بأهمية كبيرة في الأنظمة المحاسبية، وذلك لأنها:

• تتبع المعاملات المالية: تعد سندات الصرف دليلاً على صحة المعاملات المالية التي تتم بين الشركات والأطراف الأخرى، حيث تحتوي على جميع المعلومات اللازمة لتحديد طبيعة المعاملة المالية، والأطراف المتعاملة، والمبلغ المدفوع، وتاريخ السداد وبالتالي، فإن استخدام سندات الصرف يساعد على ضمان صحة المعاملات المالية، ومنع حدوث أي أخطاء أو تلاعب.

• تساعد على تتبع المبالغ المستحقة الدفع: توفر سندات الصرف سجلاً للمبالغ المستحقة الدفع، حيث يتم تسجيل جميع المبالغ المدفوعة بموجب سندات الصرف في دفاتر الشركة المدفوعة لها. وبالتالي، فإن استخدام سندات الصرف يساعد على تتبع المبالغ المستحقة الدفع، مما يساعد على تجنب التأخير في السداد.

• تساعد على تسهيل عمليات التسوية المالية: يمكن استخدام سندات الصرف في تسوية المعاملات المالية بين الشركات والأطراف الأخرى، حيث يمكن استخدامها لدفع المستحقات المالية، أو لشراء السلع والخدمات، أو تمويل المشاريع. وبالتالي، فإن استخدام سندات الصرف يساعد على تسهيل عمليات التسوية المالية، مما يوفر الوقت والجهد.

أمثلة على استخدام سندات الصرف

تستخدم سندات الصرف في العديد من الحالات، ومن أهم هذه الحالات ما يلي:

تسجيل سندات الصرف في الأنظمة المحاسبية

يتم تسجيل سندات الصرف في الأنظمة المحاسبية على النحو التالي:

ملخص

تعتبر سندات الصرف من أهم الوثائق المالية في أنظمة المحاسبة، حيث تُستخدم لأغراض عديدة، منها تسجيل المعاملات المالية، وإثبات المدفوعات، والمراجعة المالية. ويجب الالتزام بإجراءات إصدار سندات الصرف والاحتفاظ بها بشكل آمن لضمان سلامتها وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.

أصدر سندات الصرف بسهولة وبضغطة زر!