الفوترة الإلكترونية: ما هي؟ وما فوائدها؟
تعتبر الفوترة الإلكترونية من أهم سمات التطور المحاسبي في الوقت الحالي، وذلك لما تحمله من فوائد وتسهيلات للعملاء وأصحاب العمل، إضافةً إلى أن التوجه إلى الفوترة الإلكترونية أصبح عالمياً وليس محليّاً فقط، وعلى أساسه اتخذت المملكة العربية السعودية عدّة خطوات في هذا التوجه وأصبحت معظم المعاملات الحكومية رقمية.
ما هي الفوترة الإلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية هي عملية إنشاء وإرسال الفواتير إلكترونيًا، أي إصدارها في صورة رقمية بدلاً من الطريقة التقليدية باستخدام الورق. تتضمن الفوترة الإلكترونية عادةً إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو نظام إدارة الفواتير عبر الإنترنت.
فوائد الفوترة الإلكترونية
هناك العديد من الفوائد للفوترة الإلكترونية، منها:
الكفاءة: تسمح الفوترة الإلكترونية بتوفير الوقت والجهد، حيث لا يلزم طباعة الفواتير أو إرسالها بالبريد.
الدقة: تقليل احتمالية حدوث أخطاء في الفوترة الإلكترونية، نظراً لعدم حاجة الموظفين إلى إدخال بيانات الفاتورة بشكل يدوي، مما يمنع أي أخطاء بشرية مُحتملة من الحدوث ضمن عملية الفوترة، مثل تكرار بالبيانات أو إدخالها بشكل خاطئ، أو تكرار الفاتورة نفسها وغيرها من الأخطاء، حيث يتم إنشاء الفواتير تلقائيًا من نظام إدارة الفواتير.
تحسين إدارة النقد والتدفق النقدي: يمكن أن تساعد الفوترة الإلكترونية الشركات على تحسين إدارة النقد الخاصة بها من خلال تبسيط عملية جمع الأموال، وتسهّل أيضاً سرعة دفع الفواتير من قِبل المشتري بسبب سرعة إرسالها له، وفي حال تم دفعها في الوقت المناسب، فسيؤدي ذلك إلى تحسين التدفق النقدي للبائع، وبالتالي يسمح ذلك لهم بتقدير ميزانياتهم السنوية بدقة أكبر
السلامة: تتمتع الفوترة الإلكترونية بدرجة عالية من الأمان، حيث يتم تشفير البيانات أثناء النقل.
زيادة الكفاءة التشغيلية: يمكن أن تساعد الفوترة الإلكترونية الشركات على زيادة الكفاءة التشغيلية من خلال تقليل الوقت والجهد اللازمين لإدارة الفواتير.
البيئة: تساعد الفوترة الإلكترونية على حماية البيئة، حيث تقل الحاجة إلى استخدام الورق.
تحسين تجربة العملاء: : يمكن أن تساعد الفوترة الإلكترونية الشركات على تحسين تجربة العملاء من خلال توفير طريقة أكثر ملاءمة لتلقي الفواتير، حيث لم يعد عملائك بحاجة إلى تقديم بيانات الفاتورة بشكل يدوي، وبالتالي ستقل الأخطاء وعدد حالات رفض الفواتير أيضاً تتيح الفوترة الإلكترونية للعملاء إمكانية مراقبة حالة الفواتير الخاصة بهم في الوقت الفعلي، لتحسين تجربتهم وضمان رضاهم.
حماية المستهلك: تسعى الفوترة الإلكترونية إلى حماية المستهلك، وذلك من خلال توفير آلية محددة وموحدة، لتدقيق وتوثيق الفواتير.
الحد من التلاعب في الفواتير.
الحد من التهرّب الضريبي .
التقليل من الأخطاء المحاسبية.
الحد من التلاعب في الفواتير.
زيادة سرعة ودقّة المعاملات التجارية.
خفض تكاليف المعاملات المالية: تساهم الفوترة الإلكترونية في الحفاظ على الوقت والتقليل من هدر الموارد المُستخدمة في إنشاء الفواتير التقليدية، مثل هدر الورق والحبر، إضافةً إلى جهد الموظفين في إدخال البيانات يدوياً لإنشاء الفواتير، وتكاليف إرسالها بالطرق التقليدية والبريد،
استخدام الفوترة الإلكترونية سيغنيك عن هدر جميع ما سبق.
أنواع الفوترة الإلكترونية
هناك نوعان رئيسيان من الفوترة الإلكترونية:
الفوترة المتزامنة: يتم إنشاء وتسليم الفواتير في نفس الوقت.
الفوترة الغير متزامنة: يتم إنشاء الفواتير مسبقًا، ثم يتم تسليمها في وقت لاحق.
متطلبات الفوترة الإلكترونية
تختلف متطلبات الفوترة الإلكترونية حسب الدولة أو المنطقة. ومع ذلك، هناك بعض المتطلبات الأساسية الشائعة، منها:
يجب أن تحتوي الفواتير الإلكترونية على جميع المعلومات المطلوبة قانونًا.
يجب أن تكون الفواتير الإلكترونية آمنة وقابلة للتحقق.
مستقبل الفوترة الإلكترونية
من المتوقع أن تستمر الفوترة الإلكترونية في النمو في السنوات القادمة, وذلك بسبب الفوائد العديدة التي تقدمها، مثل الكفاءة، والدقة، والسلامة والبيئة.
نصائح لنجاح الفوترة الإلكترونية
فيما يلي بعض النصائح لنجاح الفوترة الإلكترونية:
اختر نظام المحاسبة الملائم لاحتياجاتك.
تأكد من أن نظام إدارة الفواتير يتوافق مع المتطلبات القانونية في منطقتك.
درّب موظفيك على استخدام نظام إدارة الفواتير.
اختَر نظام المحاسبة أو نظام إدارة الفواتير قبل استخدامه في الإنتاج.
ملخص
الفوترة الإلكترونية هي تقنية حديثة توفر العديد من الفوائد للشركات وتحمي المستهلك، وتحسّن من تجربة العملاء.
ابدأ تجربة الفوترة الإلكترونية مع أصل المحاسبي
إذا كنت تبحث عن طريقة أكثر كفاءة ودقة وأمانًا لإرسال الفواتير، فإن الفوترة الإلكترونية هي خيار جيد لك،
ابدأ مع نظام أصل المحاسبي واحجز تجربتك المجانية الآن!
الفوترة الإلكترونية أسهل مع أصل.
